Funciones del administrador de propiedad horizontal: el artículo 51 de la Ley 675, numeral por numeral

El administrador es el representante legal de la copropiedad y quien la maneja en el día a día. La Ley 675 de 2001 le asigna catorce funciones básicas y le pone un marco: las facultades y restricciones del reglamento. Esta guía las recorre una por una, con lo que cada función exige en la práctica y lo que el administrador no puede decidir por su cuenta.

Publicado el 25 de septiembre de 2026. Actualizado el 25 de septiembre de 2026. Lectura de 10 minutos.

Esta guía explica la norma. Para aplicarla a su caso: si es del consejo o de la administración · si es propietario o residente.

Quién es el administrador y quién lo elige

La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponden a un administrador. Lo designa la asamblea general, salvo donde existe consejo de administración, que es entonces el órgano que lo elige, para el período que prevea el reglamento. Puede ser una persona natural o una persona jurídica; en este último caso, representa al edificio o conjunto el representante legal de la empresa.Ley 675 de 2001, arts. 50 y 51, parágrafo

El contrato con el administrador lo firma, en nombre de la copropiedad, el presidente del consejo o, si no hay consejo, el presidente de la asamblea. Entre las funciones de la asamblea está nombrar y remover libremente al administrador, para períodos determinados, y fijarle su remuneración; donde hay consejo, el reglamento suele precisar cómo se reparten esas decisiones.Ley 675 de 2001, arts. 38, num. 1, y 50, parágrafo 1

En los conjuntos residenciales y en los edificios y conjuntos de uso mixto y comercial, quien administre debe acreditar idoneidad en los términos del reglamento que expida el Gobierno Nacional. La ley también autoriza al Gobierno para exigir pólizas que garanticen las obligaciones del administrador, hasta por el valor del presupuesto de gastos del año de la designación.Ley 675 de 2001, art. 50, parágrafos 2 y 3

En un proyecto nuevo, mientras no se elija administrador, ejerce como tal el propietario inicial. Su gestión cesa cuando se han construido y enajenado bienes privados que representen al menos el 51 % de los coeficientes; entonces debe avisar por escrito a los propietarios para que la asamblea nombre administrador dentro de los veinte días hábiles siguientes. Si la asamblea no lo hace, el propietario inicial nombra al administrador definitivo.Ley 675 de 2001, art. 52

Las catorce funciones del artículo 51

La ley pone la administración inmediata del edificio o conjunto a cargo del administrador, «quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo». Sus funciones básicas son estas:Ley 675 de 2001, art. 51

Convocar y presentar cuentas: Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos del nuevo ejercicio, incluidas las primas de seguros.Num. 1
Libros y correspondencia: Llevar, directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, el libro de actas de la asamblea y el de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia del edificio o conjunto.Num. 2
Dar a conocer las actas: Poner en conocimiento de propietarios y residentes las actas de la asamblea y, si lo hay, del consejo de administración.Num. 3
Informar al consejo: Preparar y someter al consejo las cuentas anuales, el informe para la asamblea, el presupuesto de ingresos y egresos de cada vigencia, el balance general del ejercicio anterior, los balances de prueba y su ejecución presupuestal.Num. 4
Contabilidad: Llevar la contabilidad del edificio o conjunto bajo su dependencia y responsabilidad.Num. 5
Bienes desafectados: Administrar con diligencia y cuidado los bienes que pasan a la persona jurídica cuando se desafecta un bien común no esencial, y destinarlos a los fines que autorizó la asamblea.Num. 6
Cuidar los bienes comunes: Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de ellos, con las facultades y restricciones que fije el reglamento.Num. 7
Cobrar: Cobrar y recaudar, directamente o por medio de apoderado, cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y cualquier obligación en dinero de propietarios u ocupantes, e iniciar oportunamente el cobro judicial, sin necesidad de autorización alguna.Num. 8
Escriturar y registrar: Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento aprobadas por la asamblea, e inscribir ante la entidad competente los actos sobre existencia y representación legal de la persona jurídica.Num. 9
Representar: Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales cuando la necesidad lo exija.Num. 10
Notificar las sanciones: Notificar a los propietarios, por los medios que señale el reglamento, las sanciones que les impongan la asamblea o el consejo.Num. 11
Hacerlas efectivas: Hacer efectivas, una vez ejecutoriadas, las sanciones impuestas por la asamblea o el consejo por incumplir la ley, el reglamento o cualquier reglamento interno.Num. 12
Paz y salvo: Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración cada vez que cambie el tenedor o el propietario de un bien privado.Num. 13
Las demás: Las previstas en la ley y en el reglamento, y las que defina la asamblea.Num. 14

Lo que esas funciones exigen en la práctica

Convocatoria y presupuesto

La asamblea ordinaria se reúne en la fecha del reglamento o, si este no la fija, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del período presupuestal. La convoca el administrador con no menos de quince días calendario de antelación, mediante comunicación enviada a cada propietario a la última dirección registrada, con la relación de quienes deben expensas. Si nadie convoca, la asamblea se reúne por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del período.Ley 675 de 2001, arts. 39 y 40

Seguros

El presupuesto que presenta debe incluir las primas de seguros, y hay una póliza que no es opcional: la que cubre contra incendio y terremoto los bienes comunes susceptibles de ser asegurados.Ley 675 de 2001, arts. 15, parágrafo 1, y 51, num. 1

Cartera

El cobro judicial no necesita autorización del consejo ni de la asamblea, y el título ejecutivo es el certificado que expide el propio administrador. En nuestra experiencia, dejar prescribir cuotas es una de las causas más frecuentes de reclamos contra administradores. Las reglas están en la certificación del administrador como título ejecutivo y en cuándo prescribe una deuda de administración.Ley 675 de 2001, arts. 48 y 51, num. 8

Actas

Dentro de los veinte días hábiles siguientes a la asamblea, el administrador debe poner a disposición de los propietarios copia completa del acta e informárselo a cada uno, y entregar copia a quien la pida. Si la niega, el propietario puede reclamar ante el alcalde o su delegado, y el Decreto 768 de 2025 precisó que basta la orden de policía del alcalde para que la entrega se cumpla.Ley 675 de 2001, art. 47. Decreto 1070 de 2015, art. 2.2.8.18.12.1.7

Paz y salvo

En la venta de un inmueble, el notario exige el paz y salvo de las expensas expedido por el representante legal de la copropiedad. Si no se obtiene, la escritura deja constancia de la solicitud presentada al administrador, y el nuevo propietario queda solidariamente obligado por lo que se deba.Ley 675 de 2001, arts. 29 y 51, num. 13

Lo que el administrador no puede decidir solo

Los actos y contratos del administrador se radican en cabeza de la persona jurídica solo si se ajustan a la ley y al reglamento. Por fuera de ese marco quedan estas decisiones:Ley 675 de 2001, art. 50

Gastar del fondo de imprevistos sin autorización previa de la asamblea. La regla tiene hoy una excepción temporal en los municipios afectados por el sismo del 10 de agosto de 2026, explicada abajo.
Aprobar el presupuesto o fijar las cuotas ordinarias y extraordinarias. Lo decide la asamblea.
Imponer multas o sanciones. Las impone la asamblea, o el consejo si el reglamento le dio esa facultad; el administrador las notifica y las hace efectivas cuando quedan en firme.
Celebrar contratos o ejecutar actos de disposición por fuera de las facultades del reglamento.
Reformar el reglamento o cambiar la destinación de los bienes comunes. Son decisiones de la asamblea con mayoría calificada del 70 %.
Restringir el uso de bienes comunes esenciales o de uso exclusivo, ni siquiera como sanción.

Si el administrador se extralimita, la ley presume su culpa leve frente a los perjuicios que cause.Ley 675 de 2001, arts. 35, 38, nums. 4 y 11, 46, 50, 51, nums. 7, 11 y 12, 59 y 60

Si su copropiedad está en la zona del sismoEl Decreto 1423 de 2026 permite, durante dos años y solo a copropiedades con afectación directa acreditada en los municipios de la emergencia, usar el fondo de imprevistos en gastos de operación y de reparación con aprobación previa del consejo. Sin consejo, el administrador puede disponer la primera vez de hasta el 50 % del fondo. El detalle está en Decreto 1423 de 2026 y las copropiedades.

Cómo responde y quién lo controla

Los administradores responden por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros, y la ley presume su culpa leve cuando incumplen o se extralimitan en sus funciones o violan la ley o el reglamento. El análisis completo está en responsabilidad civil y penal del administrador.Ley 675 de 2001, art. 50

El control es interno y judicial. La asamblea aprueba o imprueba los estados financieros y puede remover al administrador; el consejo, donde existe, recibe sus informes y cuentas; el revisor fiscal, obligatorio en los conjuntos comerciales o mixtos, no puede tener con él parentesco ni vínculos comerciales. Y el administrador, el revisor fiscal y los propietarios pueden impugnar las decisiones de la asamblea que no se ajusten a la ley o al reglamento.Ley 675 de 2001, arts. 38, nums. 1 y 2, 49, 51, num. 4, y 56

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¿Hay una nueva ley para administradores?

Es una de las búsquedas más frecuentes. A septiembre de 2026, las funciones del administrador siguen siendo las del artículo 51: las modificaciones que ha tenido la Ley 675 no tocaron los artículos 50 a 52. En el Congreso se han tramitado proyectos de reforma que proponen, entre otras cosas, un registro único de administradores, pero un proyecto no obliga mientras no se convierta en ley.Ley 675 de 2001, arts. 50 a 52, texto vigente

Lo que sí es nuevo son dos decretos que el administrador debe conocer. El Decreto 768 de 2025 exige tener a disposición de la policía una copia completa y vigente del reglamento y el censo de animales de compañía. El Decreto 1423 de 2026 cambia temporalmente las reglas del fondo de imprevistos, las cuotas y las asambleas en los municipios afectados por el sismo.Decreto 1070 de 2015, art. 2.2.8.18.12.1.6. Decreto 1423 de 2026, arts. 10 a 12

Preguntas frecuentes

¿El administrador necesita autorización para demandar a un moroso?

No. La ley le permite iniciar el cobro judicial de cuotas, multas y demás obligaciones en dinero «sin necesidad de autorización alguna» (Ley 675 de 2001, art. 51, num. 8).

¿Quién firma el contrato del administrador?

El presidente del consejo de administración o, si no hay consejo, el presidente de la asamblea general (Ley 675 de 2001, art. 50, parágrafo 1).

¿Un propietario del conjunto puede ser el administrador?

La Ley 675 no lo prohíbe. Sí exige que quien administre conjuntos residenciales, o edificios y conjuntos mixtos o comerciales, acredite idoneidad en los términos del reglamento del Gobierno Nacional (art. 50, parágrafo 2). Revise además lo que diga su reglamento.

¿Cada cuánto debe rendir cuentas?

A la asamblea, por lo menos una vez al año en la reunión ordinaria, con el balance y las cuentas del ejercicio anterior (arts. 39 y 51, num. 1). Al consejo le presenta los balances de prueba y la ejecución presupuestal con la periodicidad que fije el reglamento (art. 51, num. 4).

¿Puede negarse a expedir el paz y salvo?

Debe expedirlo cada vez que cambie el tenedor o el propietario de un bien privado (art. 51, num. 13). Si hay deuda, no hay paz y salvo que expedir; en una venta, el notario deja constancia de la solicitud y el comprador queda solidariamente obligado por lo adeudado (art. 29).

Normas y sentencias citadas

Información general, no asesoríaEste artículo explica la norma vigente a 25 de septiembre de 2026 y no reemplaza el estudio de su caso, de su reglamento ni de sus documentos.