Administración de copropiedades con dirección jurídica
La firma asume la representación legal y la administración plena de su conjunto o edificio. El presupuesto, el recaudo, los contratos, las zonas comunes y los manuales quedan a cargo de un grupo de abogados, con tiempos de respuesta y rendición de cuentas escritos en el contrato.
Casi todo lo que hace un administrador tiene consecuencias jurídicas
Firmar un contrato, expedir una certificación de deuda, convocar una asamblea, imponer una sanción o recibir las zonas comunes de la constructora. Cada uno de esos actos puede terminar en una impugnación, una tutela o una demanda, y la ley presume la culpa del administrador cuando incumple sus funciones (Ley 675 de 2001, art. 50).
Por eso proponemos un modelo distinto: que la administración la ejerza una firma de abogados, como persona jurídica, con un equipo asignado y con reglas de control a favor de la copropiedad.
Lo que este modelo no esNo es una administración tradicional con un abogado de apoyo. Es una firma que responde por cada acta que suscribe, cada certificación que expide y cada término que deja correr.
Seis frentes de trabajo, un solo responsable
Nada de lo que está en esta lista se factura por actuación, por hora ni por volumen.
- Administración plenaLey 675 de 2001, arts. 50 y 51
- Representación legal y todas las funciones del administrador: contabilidad bajo su dependencia y responsabilidad, recaudo, contratos, actas, certificaciones, paz y salvos y ejecución de las decisiones de la asamblea y del consejo.
- Recibo y auditoría de zonas comunesLey 675 de 2001, arts. 19 y 24
- Inventario de lo entregado contra tres fuentes a la vez: la escritura, los planos aprobados y la licencia de construcción. Acta con salvedades, registro fotográfico fechado y ruta de reclamación al constructor. Recibir «a entera satisfacción» sin ese contraste define durante años quién paga cada obra faltante.
- Presupuesto y finanzasLey 675 de 2001, arts. 35 y 51, num. 4
- Presupuesto anual con la justificación de cada rubro, cuota por coeficiente, fondo de imprevistos y ejecución mensual con análisis de desviaciones.
- Prevención y gestión de carteraLey 675 de 2001, arts. 48 y 51, num. 8
- Primera comunicación dentro de las 48 horas hábiles siguientes al vencimiento, gestión persuasiva documentada y certificación con mérito ejecutivo lista cuando haga falta. En las copropiedades que administramos no cobramos honorarios sobre el recaudo persuasivo: prevenir la mora es función del administrador.
- Cuerpo normativo internoVer reglamento y manuales
- Diagnóstico de legalidad del reglamento y los manuales que el conjunto necesita: convivencia, procedimiento sancionatorio, datos personales, videovigilancia, zonas comunes, contratación y asamblea.
- Asesoría jurídica y formación del consejo
- Consultas, conceptos escritos, contratos con proveedores, derechos de petición y tutelas, sin facturación por actuación. Sesiones de capacitación para el consejo y para los residentes.
Un equipo asignado y presencia en el conjunto
La sede de la administración funciona en el conjunto, con atención presencial en días fijos acordados con el consejo y jornadas móviles para diligencias, proveedores e inspecciones. La atención remota (lunes a sábado, 9:00 a.m. a 8:00 p.m.) funciona por correo, teléfono, mensajería y la plataforma de la firma.
- Director del encargo y representante legal
- Ejerce la representación de la copropiedad, firma todo documento formal, dirige el recibo de zonas comunes y asiste a las asambleas, a las sesiones del consejo y a las diligencias.
- Abogado en sede
- Atiende en la sede de la administración los días de presencia, es el primer contacto de residentes y proveedores, y opera la facturación, la cartera, la correspondencia y el registro de residentes.
- Abogada sénior
- Emite los conceptos jurídicos, sustancia los procedimientos sancionatorios, revisa los contratos y hace la segunda revisión de todo documento que sale firmado por la firma.
- Equipo de soporte
- Gestión de cartera con bitácora por deudor, archivo, control de términos y radicador único de solicitudes. El contador público y la revisoría fiscal los contrata directamente la copropiedad; la firma coordina con ellos los cierres mensuales.
Tiempos de respuesta del modelo
Los plazos corren desde que la solicitud llega completa al radicador único, y el consejo consulta su cumplimiento en el tablero. Se fijan en cada contrato.
| Actuación | Tiempo máximo |
|---|---|
| Tutela contra la copropiedad con riesgo inminente | 5 horas hábiles |
| Asunto urgente declarado por el consejo | 1 día hábil |
| Consulta de un residente o del consejo | 2 días hábiles |
| Paz y salvo de cuentas (art. 51, num. 13) | 3 días hábiles |
| Certificación de cartera con mérito ejecutivo (art. 48) | 3 días hábiles |
| Copia de un acta solicitada por un copropietario (art. 47) | 3 días hábiles |
| Derecho de petición de un copropietario o de una autoridad | Proyección en 5 días hábiles, nunca más de la mitad del término legal |
| Concepto jurídico escrito | 5 a 7 días hábiles |
| Primera comunicación de cobro sobre una mora nueva | 48 horas hábiles desde el vencimiento |
| Publicación del acta de asamblea (art. 47) | 20 días hábiles, que es el término legal |
| Convocatoria a la asamblea ordinaria (art. 39) | 15 días calendario de antelación, que es el término legal |
| Informe mensual de gestión al consejo | Entre los días 1 y 10 hábiles del mes siguiente |
Rendición de cuentas que se puede verificar
El informe llega entre los días 1 y 10 hábiles de cada mes, en seis partes: resumen de una página con logros, alertas y decisiones que debe tomar el consejo; tablero de indicadores; ejecución presupuestal; cartera por deudor; frentes jurídicos abiertos, y agenda del mes siguiente.
- Una sesión mensual con el consejoPresencial o virtual, con acta. El director del encargo presenta el informe y somete las decisiones que le corresponden al consejo.
- Archivo abierto al consejo y al revisor fiscalPueden consultar en cualquier momento, sin preaviso, todo el archivo digital de la copropiedad.
- Control MaestroLa plataforma de la firma, con credenciales propias para el consejo: cartera, acuerdos de pago, avance del recibo de zonas comunes e indicadores.
Indicadores del tablero
- Recaudo efectivo sobre la facturación del período
- Cartera vencida sobre la facturación acumulada
- Alerta de obligaciones con más de cuatro años de antigüedad
- Ejecución presupuestal por rubro y acumulada
- Avance del recibo de zonas comunes: ítems subsanados sobre reclamados
- Estado y suficiencia de los seguros obligatorios
- Cumplimiento del plan de mantenimiento
- Cumplimiento de los tiempos de respuesta
- Procedimientos sancionatorios: iniciados, en curso, decididos y anulados
- Litigios activos por tipo, cuantía y estado
Garantías a favor de la copropiedad
Un contrato de administración se mide por lo que le permite hacer a la copropiedad cuando algo sale mal.
- Póliza de manejo y cumplimientoLey 675 de 2001, art. 50, par. 3
- La firma constituye a su costa la póliza que exijan la asamblea, el consejo o el reglamento, y la renueva en cada vigencia. La ley fija como tope asegurable el presupuesto de gastos del año de la designación.
- Tiempos de respuesta con consecuencia
- Los plazos de esta página quedan escritos en el contrato, junto con el descuento que se aplica a los honorarios del mes cuando la firma los incumple. El incumplimiento reiterado habilita a la copropiedad para terminar el contrato.
- Terminación sin penalidad
- La copropiedad puede terminar el contrato con el preaviso pactado, sin cláusula penal ni permanencia mínima, y el órgano competente puede remover al administrador conforme a la ley. La renovación nunca es automática.
- Auditoría externa bienvenida
- Facilitamos cualquier auditoría que dispongan la asamblea o el consejo, con entrega de todos los soportes, y recomendamos contratarla cada año como control independiente.
- El archivo es de la copropiedad
- Al terminar el contrato, por cualquier causa, rendimos cuentas y entregamos el archivo completo en formato abierto. Todo documento producido durante la administración pertenece a la copropiedad.
- Responsabilidad profesional y disciplinariaLey 675 de 2001, art. 50 · Ley 1123 de 2007
- El administrador responde por los perjuicios que cause por dolo o culpa, y la ley presume su culpa leve cuando incumple sus funciones o viola la ley o el reglamento. Como abogados, además, respondemos ante el juez disciplinario.
Lo que se cotiza o se paga aparte
Ninguno de estos conceptos se causa de manera automática.
- Etapa judicial de la cartera
- Se cobra a éxito y solo con autorización previa del consejo, caso por caso.
- Procesos contra el constructor o las aseguradoras
- Proyecto especial que se cotiza antes de iniciarse.
- Reforma integral del reglamento
- Proyecto especial, únicamente si el diagnóstico la hace indispensable y la asamblea la aprueba.
- Gastos procesales, notariales, de registro y de peritos
- A cargo de la copropiedad, con aprobación previa del consejo y con soporte.
- Personal operativo, servicios públicos, seguros, obras y reparaciones
- Son expensas comunes del presupuesto. La firma estructura, contrata y supervisa; no financia.
- Contaduría y revisoría fiscal
- Las contrata directamente la copropiedad, en procesos independientes de la administración.
Preguntas sobre la administración
Si la suya no está aquí, escríbanos por WhatsApp.
¿Una firma de abogados puede ser la administradora?
Sí. La ley admite que el administrador sea una persona jurídica; en ese caso, su representante legal actúa en representación del edificio o conjunto (Ley 675 de 2001, art. 51, par.). El administrador lo designa la asamblea o, donde existe, el consejo de administración (art. 50).
¿Qué gana la copropiedad con una persona jurídica?
Continuidad. El servicio no depende de la permanencia ni de la salud de una sola persona, y la copropiedad nunca queda sin quien firme una certificación de cartera o conteste una tutela.
¿Quién nos atiende en el día a día?
El abogado en sede, los días de presencia acordados con el consejo, y el equipo de soporte por correo, teléfono, mensajería y la plataforma de la firma, de lunes a sábado. Toda solicitud entra por un radicador único que registra fecha, responsable, plazo y estado.
¿Reemplazan al contador o al revisor fiscal?
No. La copropiedad los contrata directamente. La firma lleva la contabilidad bajo su dependencia y responsabilidad, como lo ordena la ley, y coordina con el contador los cierres mensuales.
¿Reciben conjuntos recién entregados por la constructora?
Sí, y es donde más valor aporta un administrador abogado. El recibo de las zonas comunes se hace con inventario contrastado contra la escritura, los planos aprobados y la licencia, y con un acta que deja las salvedades por escrito.
¿Cómo se fijan los honorarios?
Según el número de unidades, las zonas comunes, el estado de la cartera y la etapa del conjunto. Usted recibe una propuesta técnica y una económica por escrito, con la lista de lo que incluye el valor mensual y de lo que se cotiza aparte.
¿En qué ciudades administran?
En Bogotá y en municipios cercanos de Cundinamarca, porque el modelo exige presencia en el conjunto. La asesoría jurídica, la cartera y los manuales sí se atienden en todo el país.
Pida la propuesta de administración para su conjunto
Cuéntenos cuántas unidades tiene, en qué etapa está el conjunto y cuándo vence el período del administrador actual. Si hay una convocatoria abierta, envíenos los términos y respondemos dentro del plazo.
- +57 318 282 2815
- Horario
- Lunes a sábado, 9:00 a.m. a 8:00 p.m.