Cobro de cartera en propiedad horizontal, con honorarios a éxito
Cobramos las cuotas de administración en mora con un método documentado de cinco meses y, si el consejo lo autoriza, por la vía judicial. En la etapa persuasiva, si no hay recaudo, no hay honorarios.
Pida el diagnóstico gratuito de su cartera
Para administradores y consejos. Le respondemos en menos de 24 horas hábiles.
La cartera no se cobra sola, y el administrador no tiene por qué cobrarla solo
Quien administra negocia con proveedores, atiende residentes, coordina mantenimientos y además tiene que cobrar. Cobrar bien exige dedicación, conocimiento jurídico y herramientas que una administración no tiene por qué tener.
Cuando un grupo de propietarios deja de pagar sin consecuencias visibles, quienes cumplen se preguntan por qué ellos sí. Cada peso que no entra se cubre con el presupuesto de los que pagan, y la convivencia se resiente.
Una cuenta sencillaUn conjunto de 120 unidades, con 30 % de morosidad y una cuota promedio de $350.000, deja de recibir $151.200.000 al año.
Lo que la ley permite al cobrar y lo que no
Varias prácticas frecuentes exponen a la copropiedad, al administrador y al consejo. Estas son las reglas con las que trabajamos.
- La mora causa intereses
- Una y media veces el interés bancario corriente, salvo que la asamblea haya fijado una tasa inferior.Ley 675 de 2001, art. 30
- La certificación del administrador es el título ejecutivo
- Para demandar basta el poder, los certificados de existencia y representación, la certificación de la deuda expedida por el administrador y el certificado de intereses. No hay que agotar antes ningún mecanismo de solución de conflictos.Ley 675 de 2001, art. 48
- El administrador puede cobrar por medio de abogados
- La ley lo faculta para cobrar y recaudar directamente o a través de apoderados, e iniciar el cobro judicial sin autorización alguna.Ley 675 de 2001, art. 51, num. 8
- La lista de deudores solo se publica puertas adentro
- Puede publicarse en el edificio o conjunto, pero únicamente en lugares sin tránsito constante de visitantes. Difundirla en carteleras de acceso público, chats abiertos o redes expone a la copropiedad.Ley 675 de 2001, art. 30, par.
- No se restringen bienes comunes esenciales
- Ni el reglamento ni la asamblea pueden restringirle a quien está en mora el acceso, las circulaciones o las instalaciones de servicios públicos. La deuda se cobra con intereses y por la vía ejecutiva.Ley 675 de 2001, art. 59, par.
- La cobranza tiene horarios y límites de contacto
- No se puede contactar al deudor por varios canales en la misma semana ni más de una vez al día, y solo de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Nuestra gestión está diseñada dentro de esos límites.Ley 2300 de 2023
- La deuda prescribe
- La acción ejecutiva prescribe en cinco años. Cada mes sin gestión formal acerca la pérdida definitiva de cuotas que la copropiedad ya gastó en servicios para todos.Código Civil, art. 2536
Cinco meses de gestión y hasta 21 comunicaciones por caso
Cada caso sigue la misma ruta, con los mismos controles y la misma evidencia. El tono sube mes a mes; el respeto por el deudor y por la Ley 2300 de 2023 no cambia.
-
Paso 0 Diagnóstico gratuito
Recibimos la base de cartera, la depuramos y la segmentamos por cuantía, antigüedad y recurrencia. Usted recibe qué se puede recuperar, qué está cerca de prescribir y por dónde conviene empezar.
-
Mes 1 Piloto 10 % de lo recuperado, más IVA
Verificamos identidad, localización y titularidad del inmueble; clasificamos a cada deudor como residente, arrendador o ilocalizable, y enviamos cuatro comunicaciones, una por semana, de la informativa al aviso de consecuencias. Usted evalúa el servicio con la tarifa más baja.
-
Meses 2 a 4 Gestión persuasiva 15 % de lo recuperado, más IVA
Cuatro comunicaciones al mes con escalamiento progresivo, y acuerdos de pago por escrito: cuota inicial mínima del 10 %, plazos de 3 a 24 meses y control de cuotas el día 15 hábil de cada mes. Si el deudor incumple, tiene diez días hábiles de gracia; después, el acuerdo caduca y el caso escala.
-
Mes 5 Cierre y preparación judicial 15 % de lo recuperado, más IVA
Cinco comunicaciones de cierre e investigación patrimonial ampliada: inmuebles, vehículos y sociedades del deudor. Usted recibe un informe de recomendación con la liquidación completa, el historial de gestión y el perfil patrimonial, y decide caso por caso si autoriza la demanda.
-
Después Cobro judicial 20 % de lo recuperado, más IVA
Demanda ejecutiva con medidas cautelares, seguimiento semanal del proceso e informe mensual. Seguimos negociando acuerdos después de radicada la demanda. $250.000, IVA incluido, por demanda elaborada y radicada.
Honorarios sobre lo que entra a la copropiedad
Sin mensualidad, sin anticipo y sin costos fijos. A los porcentajes se les suma el IVA. El único valor fijo es el de la demanda, y solo se causa si el consejo decide demandar.
| Etapa | Tarifa | Sobre qué se calcula | Quién la asume |
|---|---|---|---|
| Mes 1, piloto | 10 % más IVA | Valor efectivamente recuperado | El deudor; en subsidio, la copropiedad |
| Meses 2 a 5, gestión persuasiva | 15 % más IVA | Valor efectivamente recuperado | El deudor; en subsidio, la copropiedad |
| Etapa judicial | 20 % más IVA | Valor recuperado en el proceso | La copropiedad |
| Demanda ejecutiva | $250.000, IVA incluido | Por caso, antes de proyectar la demanda | La copropiedad |
| Acuerdo después de radicada la demanda | 20 % más IVA | Cuantía total demandada | El deudor, según el acuerdo |
La regla de los honorariosEn la etapa persuasiva buscamos que el deudor asuma los honorarios como parte de su obligación, cuando el reglamento lo permite. Si no los asume, le informamos para que el consejo decida. No se proyecta ninguna demanda sin el pago de $250.000 y los documentos completos del caso.
Cuánto cuesta cada millón que entra a la copropiedad
| Etapa | Honorarios | Con IVA del 19 % |
|---|---|---|
| Mes 1, piloto (10 %) | $100.000 | $119.000 |
| Meses 2 a 5 (15 %) | $150.000 | $178.500 |
| Etapa judicial (20 %) | $200.000 | $238.000 |
| Demanda ejecutiva, si el consejo la autoriza | Valor fijo por demanda | $250.000, IVA incluido |
El recaudo depende de la voluntad y de la capacidad de pago de cada deudor; por eso este ejemplo no supone ningún porcentaje de recuperación.
Qué exigirle a quien cobre su cartera
Sirven para evaluar a cualquier proveedor, incluidos nosotros.
- Que cobre sobre lo que recupera
- Honorarios sobre el valor que efectivamente entra a la copropiedad, sin mensualidad ni costos fijos. Si un caso va a demanda, su valor se conoce antes de autorizarla.
- Que cada gestión deje evidencia
- Bitácora por deudor con cada comunicación, acuerdo e incumplimiento. Es el expediente con el que se demanda si hace falta.
- Que investigue antes de demandar
- Tres fases de investigación patrimonial. No recomendamos una demanda sin verificar antes que el deudor tiene bienes embargables.
- Que respete al deudor y la ley
- Comunicaciones formales, con lenguaje jurídico preciso y dentro de la Ley 2300 de 2023. Sin centros de llamadas, sin hostigamiento y sin exponer sus datos.
- Que no le prometa porcentajes de recaudo
- El recaudo depende de la voluntad y la capacidad de pago del deudor. Lo que sí se puede comprometer es diligencia, trazabilidad y cumplimiento del procedimiento, y eso es lo que comprometemos.
- Que conozca la propiedad horizontal
- La certificación del artículo 48, los intereses del artículo 30, el reglamento y las actas que fijan las cuotas. Un error en el título tumba la demanda.
Cada mes, un informe con evidencia
El consejo no tiene que preguntar cómo va la cartera. Lo ve en el informe mensual y, en cualquier momento, en Control Maestro, la plataforma de la firma.
- Bitácora por deudorRegistro cronológico de cada comunicación, acuerdo, incumplimiento y evidencia.
- Tablero de carteraRecaudo, morosidad, acuerdos vigentes y casos por etapa.
- Perfil patrimonial e informe de viabilidadBienes, sociedades y capacidad de pago del deudor, y la proyección de costos frente a la probabilidad de recuperar.
Calendario de cada mes
| Cuándo | Qué ocurre |
|---|---|
| Días 1 a 3 hábiles | Solicitud formal de la cartera actualizada a la administración. |
| Hasta el día 10 hábil | Recepción de la cartera actualizada, recálculo y cortes. |
| Hasta el día 10 hábil | Informe mensual: resumen ejecutivo y detalle por caso, con la evidencia de cada gestión. |
| Día 15 hábil | Control de los acuerdos de pago: quién cumplió y quién no. |
| Meses 3, 6, 9 y 12 | Cruce contable con el administrador y el contador. |
Lo que necesitamos para empezar en 48 horas hábiles
- Base de cartera
- En Excel o CSV: unidad, nombre completo, documento, saldo, periodos en mora, dirección interna y, si existen, teléfonos y correos. La recibimos como encargados del tratamiento de datos de la copropiedad y la usamos únicamente para cumplir el encargo, conforme a nuestra política de tratamiento de datos.
- Canal de coordinación
- Correo del administrador y del contador para los cruces de información y la actualización mensual.
- Soportes para la vía judicial
- Certificación de la deuda, certificado de existencia y representación, certificado de tradición y libertad, reglamento, actas que fijan las cuotas y poder especial. Solo se piden cuando un caso va a demanda.
Quien contrata cartera recibe tres capacitaciones virtuales sobre cobro de expensas, título ejecutivo y acuerdos de pago, sin costo adicional. Ver el programa.
Preguntas sobre el cobro de cartera
Si la suya no está aquí, escríbanos por WhatsApp.
Antes de decidir, puede leer nuestras guías sobre cómo cobrar expensas en mora, la certificación del artículo 48 y la prescripción de la deuda.
¿Qué pasa si no recuperan nada?
No se causan los porcentajes: en cartera cobramos un porcentaje de lo que efectivamente entra a la copropiedad, sin costos fijos mensuales. El único valor fijo es el de la demanda ejecutiva, $250.000, IVA incluido, y solo se causa si el consejo decide demandar. Si al terminar el piloto vemos que una obligación no es recuperable, porque el deudor es ilocalizable o insolvente, se lo decimos con el soporte.
¿Los honorarios los paga la copropiedad o el deudor?
En la etapa persuasiva buscamos que el deudor los asuma como parte de su obligación, cuando el reglamento lo permite. Si no los asume, le informamos para que el consejo decida. En la etapa judicial, los honorarios y las costas se reclaman dentro del proceso.
¿Necesitamos autorización de la asamblea o del consejo para contratarlos?
La ley faculta al administrador para cobrar por medio de apoderados e iniciar el cobro judicial sin autorización previa (Ley 675 de 2001, art. 51, num. 8). Lo que su reglamento sí puede exigir es la aprobación del consejo para firmar contratos por encima de cierta cuantía. Lo verificamos con usted antes de firmar y, en todo caso, recomendamos informar al consejo.
¿Qué pasa con el deudor que no responde después de los cinco meses?
Al cerrar el mes 5 usted recibe un informe de recomendación con el perfil patrimonial, el historial de gestión y la liquidación completa. Usted decide si autoriza la demanda ejecutiva. Si la autoriza, la preparamos, la radicamos y le hacemos seguimiento semanal.
¿Cuándo se ven los primeros resultados?
La primera comunicación sale dentro de las 48 horas hábiles siguientes a que recibimos la base de cartera completa. Los pagos dependen de cada deudor; por eso el piloto del primer mes existe: para que usted evalúe el servicio con hechos y con la tarifa más baja.
¿Pueden tomar casos que ya están demandados?
Sí. Revisamos el estado del proceso, investigamos el patrimonio del deudor para dirigir las medidas cautelares y seguimos negociando. Aplica la tarifa de la etapa judicial.
¿Atienden copropiedades fuera de Bogotá?
Sí. La gestión persuasiva y la investigación patrimonial son nacionales. Hoy cobramos cartera en Bogotá, Chía y Montería; la etapa judicial se adelanta ante el juez del lugar que corresponda.
¿El contrato tiene permanencia?
No. El servicio de cartera no tiene cláusula de permanencia y termina con treinta días de aviso. Los planes de asesoría prepagada sí tienen una permanencia mínima de seis meses.
Empiece por el diagnóstico gratuito de su cartera
Para administradores y consejos. Un abogado le responde en menos de 24 horas hábiles y le dice qué se puede recuperar, qué está cerca de prescribir y por dónde conviene empezar.
- +57 318 282 2815
- Horario
- Lunes a viernes, 8:00 a. m. a 6:00 p. m.; sábados, 9:00 a. m. a 1:00 p. m.