La certificación del administrador como título ejecutivo

Para cobrar cuotas de administración ante un juez, la copropiedad no necesita una factura ni un pagaré: le basta el certificado de deuda que expide su administrador. Esto es lo que dice la ley, lo que ese documento debe contener y los errores que lo debilitan.

Publicado el 11 de marzo de 2026. Actualizado el 17 de septiembre de 2026. Lectura de 6 minutos.

Esta guía explica la norma. Para aplicarla a su caso: si es del consejo o de la administración · si es propietario o residente.

Qué dice el artículo 48

En los procesos ejecutivos que inicia el representante legal de la copropiedad para cobrar multas u obligaciones en dinero derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, con sus intereses, el juez solo puede exigir estos anexos:Ley 675 de 2001, art. 48

El poder otorgado al abogado.
El certificado de existencia y representación legal de la copropiedad, y el del demandado si es una persona jurídica.
El título ejecutivo, que es «solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional».
El certificado de intereses que expide la Superintendencia Financiera, o la parte del reglamento que autorice un interés inferior.

La misma norma agrega que la acción ejecutiva no depende de agotar antes los mecanismos de solución de conflictos de la ley, como el comité de convivencia.

Es una regla especial. Por regla general, un título ejecutivo es un documento que proviene del deudor. Aquí la ley le da ese valor a un documento que elabora el acreedor. Por eso los jueces lo leen con cuidado, y por eso conviene que el certificado se sostenga solo.Código General del Proceso, art. 422

Qué debe contener para que el juez libre mandamiento

La ley no trae una lista de requisitos formales. Pero el certificado debe mostrar una obligación expresa, clara y exigible, por una cantidad líquida: una cifra precisa o que se pueda liquidar con una operación aritmética.Código General del Proceso, arts. 422 y 424

Quién certifica: Nombre e identificación de la copropiedad y del administrador. La ley solo exige que lo expida el administrador, pero el juez lo contrasta con el certificado de existencia y representación de la alcaldía que se anexa a la demanda, así que conviene que los dos coincidan.Ley 675 de 2001, arts. 8 y 48
Quién debe: Nombre e identificación del propietario o de los deudores solidarios, y la unidad privada: número, matrícula inmobiliaria si se tiene y coeficiente.
Qué debe, cuota por cuota: Una fila por cada obligación: período, concepto (cuota ordinaria, extraordinaria o multa), valor y fecha de vencimiento. Es lo que permite verificar la exigibilidad y la prescripción de cada cuota.
Intereses: La tasa aplicada y desde qué fecha corre para cada cuota, o la indicación de que se liquidarán a la tasa del art. 30 de la Ley 675, o a la inferior que fijó la asamblea, desde cada vencimiento hasta el pago.
Abonos: Los pagos recibidos y cómo se aplicaron. El Código Civil ordena imputarlos primero a intereses.Código Civil, art. 1653
Cierre: Fecha de corte, total con capital e intereses por separado, lugar y fecha de expedición, y firma del administrador.

Los soportes no son anexos que el juez pueda exigir, pero conviene tenerlos listos por si el deudor discute las cifras: actas de asamblea que aprobaron el presupuesto y las cuotas extraordinarias, y la decisión que impuso cada multa con su trámite.

Errores que devuelven la demanda o debilitan el cobro

Certificar un saldo global, sin períodos ni vencimientos. El juez no puede verificar desde cuándo es exigible cada suma.
Que firme una persona distinta de la que aparece como administrador en el certificado de la alcaldía, o anexar un certificado de representación con un período vencido. No es una exigencia del art. 48, pero es la primera objeción que recibe la demanda.
Incluir conceptos que el art. 48 no cubre: honorarios de abogado, «gastos de cobranza» o sanciones que no se impusieron con el procedimiento del reglamento.
Cobrar cuotas extraordinarias sin el acta de la asamblea que las aprobó.
Liquidar intereses a una tasa superior a la del art. 30 o a la que fijó la asamblea.
Incluir multas que no están en firme. El administrador solo puede hacer efectivas las sanciones una vez ejecutoriadas.
Incluir, sin advertirlo al consejo, cuotas con más de cinco años. Se pueden demandar, pero el deudor puede proponer la excepción de prescripción.

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Cómo se defiende el deudor, y por qué conviene saberlo

El deudor tiene dos momentos. Los requisitos formales del título solo puede discutirlos mediante recurso de reposición contra el mandamiento de pago: lo que no plantee ahí, no se admite después. Y dentro de los diez días siguientes a la notificación puede proponer excepciones de fondo, como pago o prescripción, con las pruebas que tenga.Código General del Proceso, arts. 430 y 442

Como el certificado lo elabora el acreedor, su fuerza está en que las cifras coincidan con la contabilidad y con los recibos del deudor. El administrador responde por los perjuicios que cause con dolo o culpa, y la ley presume su culpa leve cuando incumple sus funciones o viola la ley o el reglamento. Certificar valores que no corresponden lo expone a esa responsabilidad y, según el caso, a consecuencias penales.Ley 675 de 2001, art. 50

Estructura sugerida del certificado

Encabezado: nombre y NIT de la copropiedad, nombre e identificación del administrador y referencia al certificado de representación legal.
Deudor y unidad privada, con coeficiente.
Tabla de obligaciones: período, concepto, valor y fecha de vencimiento.
Abonos recibidos y su aplicación.
Intereses de mora: tasa y forma de liquidación.
Total a la fecha de corte, con capital e intereses por separado.
Constancia de que las obligaciones están vencidas y no han sido pagadas.
Lugar, fecha de expedición y firma.

Después de la demanda no hace falta un certificado nuevo cada mes: el mandamiento de pago comprende las cuotas vencidas y las que se causen en lo sucesivo. El resto del camino está en la guía sobre cómo cobrar expensas en mora.Código General del Proceso, art. 431

Preguntas frecuentes

¿La certificación necesita la firma del contador o del revisor fiscal?

La ley no la exige. El art. 48 de la Ley 675 dice que el título es solamente el certificado del administrador, «sin ningún requisito ni procedimiento adicional». Nada impide acompañarlo con el estado de cuenta contable como soporte.

¿Sirve para cobrar multas?

Sí. El art. 48 incluye las multas. Pero deben haberse impuesto por el órgano competente y con el procedimiento del reglamento (art. 60), y estar en firme: el administrador solo hace efectivas las sanciones ejecutoriadas (art. 51, num. 12).

¿Puede expedirla un administrador con el período vencido?

La ley no lo prohíbe, pero la demanda lleva anexo el certificado de existencia y representación de la alcaldía (Ley 675 de 2001, arts. 8 y 48), y el juez compara los dos documentos. Si hubo cambio de administrador o el período venció, lo prudente es actualizar la inscripción antes de demandar.

¿Se pueden cobrar honorarios de abogado dentro del certificado?

No. El certificado respalda expensas ordinarias y extraordinarias, multas e intereses (Ley 675 de 2001, art. 48). Los gastos del proceso y los honorarios se reclaman como costas, que fija el juez.

¿Hay que presentar una demanda nueva por las cuotas que sigan venciendo?

No. En las prestaciones periódicas la orden de pago comprende las sumas vencidas y las que se causen en lo sucesivo (Código General del Proceso, art. 431).

Normas y sentencias citadas

Información general, no asesoríaEste artículo explica la norma vigente a 17 de septiembre de 2026 y no reemplaza el estudio de su caso, de su reglamento ni de sus documentos.