Cómo cobrar expensas en mora en propiedad horizontal

El cobro de cuotas de administración tiene tres etapas y cada una tiene reglas: el cobro persuasivo, el acuerdo de pago y la demanda ejecutiva. Esta guía las recorre en orden, con la norma que respalda cada paso y los errores que hacen perder cartera.

Publicado el 11 de marzo de 2026. Actualizado el 17 de septiembre de 2026. Lectura de 8 minutos.

Esta guía explica la norma. Para aplicarla a su caso: si es del consejo o de la administración · si es propietario o residente.

Quién debe y qué se le puede cobrar

Los propietarios están obligados a pagar las expensas necesarias en proporción a su coeficiente de copropiedad o al módulo de contribución de su sector. La obligación existe aunque el propietario no ocupe el inmueble.Ley 675 de 2001, arts. 25, 29 y 31

La ley agrega dos solidaridades que amplían a quién se le puede cobrar:

Entre el propietario y el tenedor a cualquier título, como el arrendatario, por las expensas comunes ordinarias.
Entre el propietario anterior y el nuevo, por las expensas que no estaban pagadas al momento de la venta. Por eso el notario exige el paz y salvo; si no se presenta, deja constancia en la escritura y el comprador responde solidariamente.

El retardo causa intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente que certifica la Superintendencia Financiera, salvo que la asamblea haya fijado uno inferior. Mientras dure la mora, la situación puede publicarse dentro del edificio o conjunto, solo en lugares donde no haya tránsito constante de visitantes, y el acta de la asamblea incluye a los propietarios en mora.Ley 675 de 2001, art. 30

Lo que la ley no prevéLa Ley 675 no le quita la voz ni el voto al propietario en mora, ni autoriza multas por no pagar. Las consecuencias legales de la mora son los intereses, la publicación y el cobro ejecutivo.

Etapa 1. Cobro persuasivo, con límites

El administrador cobra y recibe las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y en general cualquier obligación en dinero a favor de la copropiedad, «sin necesidad de autorización alguna». No necesita permiso del consejo para empezar a cobrar.Ley 675 de 2001, art. 51, num. 8

Envíe un estado de cuenta por unidad, con cada cuota, su fecha de vencimiento, los intereses y los abonos.
Haga el cobro por escrito y guarde la constancia de entrega. Si la cartera es antigua, decida con su abogado si esa comunicación será el requerimiento que interrumpe la prescripción, porque solo puede usarse una vez.
Proponga un acuerdo de pago antes de que la deuda crezca.

Límites de la gestión de cobro

La Ley 2300 de 2023 fija canales, horarios y frecuencia para la cobranza de obligaciones financieras y crediticias frente a los consumidores: solo por los canales que el deudor autorice, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, sin usar varios canales en la misma semana ni más de un contacto al día, y sin llamar a referencias personales. A los deudores solidarios se les contacta en las mismas condiciones. La deuda de expensas no es un crédito de consumo, así que la ley no obliga a la copropiedad en sentido estricto. Nuestra recomendación es cobrar de todos modos dentro de esos límites: son los que el legislador considera respetuosos de la intimidad del deudor, y un cobro que los desborda termina en quejas y no en pagos.Ley 2300 de 2023, arts. 1 a 4

Lo que la copropiedad no puede hacer para presionar el pago

La Corte Constitucional unificó su jurisprudencia en 2001: la administración no puede suspender el citófono, obstaculizar el ingreso al garaje, impedir que el residente reciba su correspondencia ni suspender servicios públicos que presta una empresa ajena a la copropiedad. Esas medidas afectan derechos fundamentales y se corrigen por tutela. Lo que sí admitió la Corte es una regla de comportamiento, como que el moroso retire su correspondencia en la portería, y la restricción de servicios que no responden a necesidades vitales, como la piscina.Corte Constitucional, Sentencia SU-509 de 2001

La restricción de zonas comunes no esenciales que trae la Ley 675 es una sanción por obligaciones no pecuniarias y exige debido proceso. Si su reglamento la extiende a la mora, pida un concepto antes de aplicarla.Ley 675 de 2001, arts. 59 y 60

Etapa 2. Un acuerdo de pago bien hecho

Identifica al deudor, la unidad y las cuotas que cubre, con capital e intereses por separado.
Contiene el reconocimiento expreso de la deuda. Ese reconocimiento interrumpe la prescripción y el término vuelve a contarse (Código Civil, art. 2539).
Fija fechas y valores de cada pago, y qué pasa si se incumple una sola cuota del acuerdo.
Deja claro que las cuotas corrientes se siguen pagando aparte.
Está firmado y tiene fecha. Un acuerdo verbal no prueba nada.

Dos reglas que evitan discusiones. El Código Civil ordena imputar los pagos primero a los intereses, salvo que el acreedor consienta expresamente que vayan a capital. Y según el Código General del Proceso, un documento que proviene del deudor y contiene una obligación expresa, clara y exigible es, por sí mismo, un título ejecutivo: el acuerdo firmado sirve para ejecutar si se incumple.Código Civil, art. 1653. Código General del Proceso, art. 422

El administrador cobra, no condonaRebajar capital o intereses es disponer de recursos de todos los copropietarios. La asamblea es la que puede fijar un interés inferior al legal; sin una decisión suya, el administrador no debe pactar rebajas.

Etapa 3. La demanda ejecutiva

La Ley 675 simplificó la demanda. El juez solo puede exigir como anexos el poder, el certificado de existencia y representación de la copropiedad que expide la alcaldía, el del demandado si es persona jurídica, el certificado del administrador como título ejecutivo y el certificado de intereses de la Superintendencia Financiera o la parte del reglamento que autorice un interés inferior. La acción no depende de agotar antes los mecanismos de solución de conflictos de la Ley 675, como el comité de convivencia. Tampoco hay que conciliar antes: la conciliación previa es requisito de procedibilidad en los procesos declarativos, no en los ejecutivos.Ley 675 de 2001, arts. 8 y 48. Ley 2220 de 2022, art. 68

Juez competente: Depende de la cuantía: hasta 40 salarios mínimos mensuales es mínima cuantía y se tramita en única instancia ante el juez civil municipal o el de pequeñas causas; entre 40 y 150 es menor cuantía, y por encima de 150, mayor cuantía ante el juez civil del circuito. Es competente el juez del domicilio del demandado o el del lugar de cumplimiento de la obligación.Código General del Proceso, arts. 17, 18, 20, 25 y 28
Mandamiento de pago: El juez ordena pagar en cinco días. Como las cuotas son prestaciones periódicas, la orden comprende las vencidas y las que se causen en lo sucesivo: no hay que presentar una demanda nueva por cada mes.Código General del Proceso, arts. 430 y 431
Defensa del deudor: Tiene diez días desde la notificación para proponer excepciones, como pago o prescripción. Los defectos formales del título solo se discuten por reposición contra el mandamiento.Código General del Proceso, arts. 430 y 442
Embargo y secuestro: Pueden pedirse desde la presentación de la demanda: el inmueble, cuentas bancarias o salarios dentro de los límites legales. El juez los limita a lo necesario: por regla general el valor de los bienes embargados no puede pasar del doble del crédito, sus intereses y las costas, salvo que se trate de un solo bien, como el apartamento del deudor.Código General del Proceso, art. 599. Código Sustantivo del Trabajo, arts. 154 a 156
Notificación: Notifique el mandamiento al demandado dentro del año siguiente a la fecha en que esa providencia se notificó a la copropiedad. Solo así la demanda interrumpe la prescripción desde el día en que se presentó.Código General del Proceso, art. 94

Errores que cuestan cartera

Dejar que las cuotas cumplan cinco años sin requerimiento, acuerdo ni demanda. El detalle está en cuándo prescribe una deuda de administración.
Certificar un saldo global sin discriminar cuotas, fechas e intereses. Vea cómo debe ir la certificación del administrador.
Cargar al deudor honorarios o «gastos de cobranza» que ni el reglamento ni la asamblea han aprobado. El certificado solo respalda expensas ordinarias y extraordinarias, multas e intereses.
Presionar con el citófono, el parqueadero o la correspondencia. Termina en tutela y no recupera un peso.
Pactar acuerdos verbales o sin reconocimiento de la deuda.
Demandar y descuidar la notificación.

Preguntas frecuentes

¿El administrador necesita autorización del consejo o de la asamblea para demandar?

La ley lo faculta para cobrar «sin necesidad de autorización alguna» y es el representante legal de la copropiedad (Ley 675 de 2001, arts. 50 y 51, num. 8). Revise si su reglamento pide aprobación del consejo para contratar al abogado, que es un asunto distinto.

¿Hay que conciliar antes de presentar la demanda ejecutiva?

No. El art. 48 de la Ley 675 dice que la acción ejecutiva no está supeditada al agotamiento previo de los mecanismos de solución de conflictos de esa ley, y la conciliación extrajudicial solo es requisito de procedibilidad en los procesos declarativos (Ley 2220 de 2022, art. 68).

¿Se le puede cobrar al arrendatario?

Las expensas comunes ordinarias, sí: la ley establece solidaridad en su pago entre el propietario y el tenedor a cualquier título (Ley 675 de 2001, art. 29). La copropiedad puede cobrárselas a cualquiera de los dos; entre ellos manda lo que diga el contrato de arrendamiento. Las cuotas extraordinarias y las multas no están cubiertas por esa solidaridad.

¿Qué pasa si el apartamento se vende con deuda?

El comprador responde solidariamente por las expensas que no estaban pagadas al momento de la transferencia. El notario debe exigir el paz y salvo y, si no se presenta, dejar constancia en la escritura (Ley 675 de 2001, art. 29).

¿Cuánto cuesta cobrar con abogado?

Depende del contrato. En nuestra firma los honorarios de cartera son un porcentaje de lo que efectivamente se recupera, y el detalle está publicado en la página de recuperación de cartera.

Normas y sentencias citadas

Información general, no asesoríaEste artículo explica la norma vigente a 17 de septiembre de 2026 y no reemplaza el estudio de su caso, de su reglamento ni de sus documentos.