Cuota de administración: cómo se aprueba, cómo se reparte y qué hacer si el presupuesto no alcanza

Qué paga la cuota

La cuota ordinaria cubre las expensas comunes necesarias: las erogaciones que causan la administración y los servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes. La ley considera esenciales el mantenimiento, la reparación, la reposición, la reconstrucción y la vigilancia de esos bienes, y los servicios públicos relacionados con ellos.Ley 675 de 2001, art. 3

Los gastos que no son necesarios, como una obra de embellecimiento o un servicio nuevo, solo obligan a todos cuando los aprueba la mayoría calificada del 70 % de los coeficientes.Ley 675 de 2001, arts. 3 y 46, num. 3

Cómo se aprueba

1. El administrador prepara el presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia y lo somete al consejo de administración.
2. La asamblea ordinaria aprueba o imprueba los estados financieros y el presupuesto.
3. La misma asamblea aprueba las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias y, si es el caso, el incremento del fondo de imprevistos.

El presupuesto se aprueba con la mayoría general: la mitad más uno de los coeficientes representados en la reunión. El consejo no puede fijar ni subir la cuota, porque es una función de la asamblea.Ley 675 de 2001, arts. 38, nums. 2 y 4, 45 y 51, num. 4

Si la asamblea no aprueba el presupuesto

La Ley 675 no dice qué ocurre. Muchos reglamentos prevén que siga rigiendo el presupuesto anterior, a veces con un ajuste. Si el suyo guarda silencio, lo prudente es seguir cobrando la cuota vigente y convocar una asamblea extraordinaria con el presupuesto como único punto.

¿Hay un tope para el aumento anual?

La Ley 675 no fija un porcentaje máximo. El aumento es el resultado del presupuesto que la asamblea apruebe. Por eso la discusión útil no es el porcentaje sino los rubros: vigilancia, aseo, mantenimiento, seguros y honorarios.

Cómo se reparte entre las unidades

Todo reglamento debe señalar los coeficientes de copropiedad. Ellos definen la proporción de los derechos sobre los bienes comunes, el porcentaje de participación en la asamblea y el índice con que cada propietario contribuye a las expensas.Ley 675 de 2001, art. 25

• Por regla general los coeficientes se calculan con base en el área privada construida de cada unidad frente al área privada total del edificio o conjunto. En parqueaderos y depósitos puede ponderarse además la destinación.
• En edificios comerciales o mixtos se calculan con un valor inicial que pondera área y destinación, y el reglamento debe explicar los criterios.
• Los bienes y servicios que solo usa un sector, en edificios comerciales o mixtos, se pagan por módulos de contribución entre los propietarios de ese sector.
• En edificios residenciales y de oficinas, las unidades del primer piso no contribuyen al mantenimiento, reparación y reposición de los ascensores cuando para llegar a su parqueadero, a su depósito, a otros bienes privados o a los bienes comunes de uso general no existe servicio de ascensor.
• No ocupar el inmueble no exonera del pago.

Una cuota igual para todas las unidades solo se ajusta a la ley cuando los coeficientes son iguales. Y los coeficientes no se cambian por conveniencia: la asamblea puede reformarlos con el 70 % de los coeficientes solo en los casos que la ley enumera, como un error aritmético o un cálculo que no siguió los parámetros legales, la adición de nuevos bienes privados, la extinción parcial de la propiedad horizontal o el cambio de destinación de un bien privado.Ley 675 de 2001, arts. 26, 27, 28, 29 y 31

Para la vivienda de interés social y de interés prioritario de cinco o menos unidades, la Ley 2079 de 2021 flexibilizó varias de estas reglas, incluida la forma de decidir qué expensas asumen los copropietarios.

Cuotas extraordinarias y fondo de imprevistos

La copropiedad debe constituir un fondo para obligaciones o gastos imprevistos, con un recargo no inferior al 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes. La asamblea puede suspender su cobro cuando el fondo alcance el 50 % del presupuesto ordinario de gastos del año. El administrador dispone de esos recursos con aprobación previa de la asamblea y según lo que disponga el reglamento; cualquier erogación con cargo al fondo la autoriza la asamblea. En la vivienda de interés social y prioritario de cinco o menos unidades el fondo es potestativo.Ley 675 de 2001, arts. 35 y 38, num. 11

La ley conecta el fondo con las cuotas extraordinarias: el cobro de expensas extraordinarias adicionales al recargo solo puede aprobarse cuando los recursos del fondo sean insuficientes para atender el gasto.Ley 675 de 2001, art. 35, parágrafo

Las cuotas extraordinarias las aprueba la asamblea. Si su total, dentro de la misma vigencia presupuestal, supera cuatro veces el valor de las expensas necesarias mensuales, la decisión exige el 70 % de los coeficientes del edificio o conjunto y no puede tomarse en una reunión no presencial.Ley 675 de 2001, art. 46, num. 2 y parágrafo

Cuando el presupuesto no alcanza

El déficit casi siempre tiene una de tres causas, y cada una tiene una salida distinta:

Mora

El presupuesto estaba bien calculado, pero una parte de los propietarios no paga. La salida es cobrar, con el orden que explica la guía sobre cómo cobrar expensas en mora, antes de que las cuotas más antiguas se acerquen a los cinco años de la prescripción.

Presupuesto corto

Los gastos reales superan lo aprobado. La salida es una asamblea extraordinaria que ajuste el presupuesto o apruebe una cuota extraordinaria, con la mayoría que corresponda.

Gasto imprevisto

Un daño o una obligación que nadie podía prever. Para eso existe el fondo de imprevistos, con autorización de la asamblea.

Lo que no puede hacer la administraciónSubir la cuota por su cuenta o con la sola firma del consejo, usar el fondo de imprevistos sin autorización de la asamblea, o dejar de pagar los seguros obligatorios de los bienes comunes para cubrir otros gastos.

Mora e intereses

El retardo en el pago causa intereses de mora de una y media veces el interés bancario corriente, salvo que la asamblea haya fijado uno inferior. El cobro judicial se apoya en la certificación del administrador, que es título ejecutivo.Ley 675 de 2001, arts. 30 y 48

Preguntas frecuentes

Normas y sentencias citadas

• Ley 675 de 2001, régimen de propiedad horizontal
• Ley 2079 de 2021, reglas especiales para vivienda de interés social de cinco o menos unidades

Información general, no asesoríaEste artículo explica la norma vigente a 17 de septiembre de 2026 y no reemplaza el estudio de su caso, de su reglamento ni de sus documentos.